Bài học quản trị nhân sự: Kiến và Sư tử – Bộ máy đơn giản, kết quả cao nhất

Chuyện Kiến và Sư tử

Mỗi ngày Kiến đi làm rất sớm và bắt tay ngay vào làm việc. Kiến làm việc rất giỏi và luôn luôn vui vẻ. Ông chủ của chú, là con Sư Tử, rất ngạc nhiên khi thấy Kiến làm việc mà không cần sự giám sát. Sư Tử chợt nghĩ rằng nếu được giám sát thì chắc chắn Kiến sẽ làm việc có hiệu quả hơn.

Thế là Sư Tử thuê Gián về làm giám sát. Sau khi được thuê, quyết định đầu tiên của Gián là gắn một cái đồng hồ treo tường để theo dõi việc đi làm đúng giờ. Gián cũng cần một thư ký để thay nó viết ghi chú hay làm báo cáo, và thế là nó thuê một con Nhện – để quản lý báo cáo và nhận các cuộc gọi.

Sư Tử rất hài lòng về những báo cáo của Gián và yêu cầu Gián làm thêm những biểu đồ theo dõi sản lượng và phân tích xu hướng thị trường, để nó có thể trình bày tại cuộc họp Ban quản trị. Vậy là Gián mua một cái laptop mới cùng với một máy in lazer, rồi thuê một con Ruồi làm quản lý bộ phận IT.

Nhắc tới Kiến, lúc trước làm việc rất chăm và thoải mái, giờ Kiến rất bực mình vì những công việc giấy tờ và những cuộc họp vô bổ làm mất hết thời gian của nó!

Trong khi đó, ông chủ Sư Tử đi đến kết luận là cần phải cử một người làm quản lý nguyên cả bộ phận mà Kiến đang làm việc. Chức vụ ông chủ nhỏ này được giao cho một con Ve Sầu. Quyết định đầu tiên của Ve Sầu là mua ngay một cái thảm đẹp và một cái ghế thật êm cho phòng làm việc của nó.

“Ông chủ” Ve Sầu này cũng cần thêm một máy vi tính và một thư ký riêng, đó là thư ký cũ của nó, người đã giúp nó chuẩn bị Kế Hoạch Tối Ưu Hoá Chiến Lược Kiểm Soát Công Việc & Ngân Quỹ. Văn phòng nơi Kiến làm việc trở thành một nơi buồn bã, chẳng còn ai cười đùa và mọi người trở nên lo lắng khó chịu.

Thế là Ve Sầu thuyết phục ông chủ lớn, là con Sư Tử, về sự cần thiết phải làm một cuộc nghiên cứu kỹ lưỡng về môi trường làm việc tại đây. Sau khi xem lại các báo cáo tài chính trong văn phòng nơi Kiến làm, Sư Tử phát hiện ra năng suất đã giảm sút hơn trước đây rất nhiều.

Thế là Sư Tử thuê một con Cú, đó là một cố vấn nổi tiếng và có uy tín, để tiến hành điều tra và đưa ra các giải pháp cần thiết. Cú bỏ ra 3 tháng để nghiên cứu về văn phòng và viết một báo cáo khổng lồ lên đến vài quyển và đi đến kết luận: “Văn phòng này có quá nhiều nhân viên”

Hãy đoán xem ông chủ Sư Tử sa thải ai đầu tiên? Và nếu là ông chủ Sư Tử, lựa chọn của bạn là gì?

Con kiến bị sa thải vì nó “thiếu động cơ làm việc và có thái độ bi quan trong công việc”. Kết quả thật bất ngờ phải không!

Vậy bài học rút ra từ câu chuyện kể trên là gì?

Sai lầm có lẽ xuất phát từ thời điểm Sư Tử quyết định thuê thêm giám sát với hy vọng Kiến sẽ làm việc năng suất hơn nữa. Tuy nhiên đáng tiếc Sư Tử đã nhầm.

Đứng trên cương vị của một nhân viên, bất kỳ ai cũng mong muốn có môi trường làm việc thoải mái, tự do và được tự chủ nhiều nhất có thể. Không ai muốn mình luôn bị giám sát, thúc ép liên tục một cách thái quá.

Bằng chứng là sau khi các “cấp trên” gồm Gián, Nhện rồi Ve Sầu… lần lượt được bổ nhiệm, sự vui vẻ và thoải mái trong công việc của Kiến trước đây đã biến mất. Thay vào đó là cảm giác lo lắng, khó chịu. Điều này đương nhiên gây ra hậu quả trực tiếp là khiến năng suất lao động của Kiến giảm sút.

Chưa kể, việc bộ máy quản lý ngày một trở nên cồng kềnh, phức tạp khi có tới 8 quản lý mà chỉ có duy nhất mình Kiến trực tiếp sản xuất. Mọi công đoạn đều chậm lại và gián tiếp ảnh hưởng tới năng suất lao động.

Là một nhà quản lý, bạn luôn cần quan tâm tới việc phải đơn giản đến mức tối thiểu bộ máy quản lý. Bài toán đặt ra bộ máy quản lý đơn giản nhưng kết quả làm việc phải đạt được ở mức cao nhất.

Rốt cục, mục tiêu cuối cùng đối với bất kỳ công ty vẫn là doanh thu và lợi nhuận và không ai khác chính những chú Kiến là nhân tố chủ chốt của vấn đề.
Chính vì vậy, kinh nghiệm là cần phải tạo ra môi trường tốt nhất cho những chú Kiến, giúp chúng cảm thấy thoải mái, vui vẻ từ đó tạo ra năng suất làm việc hiệu quả nhất.

Vậy nếu đã lỡ là nhà lãnh đạo giống Sư Tử kể trên, trong trường hợp này bạn có sa thải Kiến không và giải pháp cứu công ty thoát khỏi tình trạng này là gì?

Bí quyết của người làm việc hiệu quả

1. Hãy chọn lựa các ưu tiên

Lựa chọn các ưu tiên cho cuộc đời của bạn. Với mỗi điều, bạn có thể thực hiện nó theo chiều sâu hay chiều rộng. Hãy tập trung vào các hoạt động mà bạn cảm thấy vui thích và thực hiện chúng một cách hiệu quả. Tôi chọn cuộc sống của một nhà tư vấn cho các công ty vì tôi thích làm việc kinh doanh, nhưng tôi lại không muốn sống cuộc sống như CEO của một công ty lớn. Sự chọn lựa của tôi dựa trên cách sống mà tôi mong muốn.

2. Lấy hiệu quả làm ưu tiên hàng đầu

Bạn không thể giỏi tất cả mọi thứ. Những công việc là thế mạnh của bạn sẽ đem đến cho bạn nhiều niềm vui khi thực hiện, trong khi lại tốn ít thời gian của bạn. Đừng làm những việc không thuộc về chuyên môn của bạn khi thời gian và nguồn lực là hữu hạn. Hãy kiến tạo cuộc sống để đáp ứng được những điều bạn muốn, và mạnh dạn từ chối những cơ hội không phù hợp với bạn. Nếu bạn không hoạch định nên cuộc sống của chính mình, người khác sẽ thay bạn làm điều đó.

3. Kết hợp các hoạt động

Nhiều người thường cảm thấy như phát khùng lên khi nghĩ cách làm sao dành thời gian được cho bạn bè, gia đình, công việc, vui chơi… Thay vì cố sức cân bằng thời gian cho tất cả, hãy tìm các tận hưởng chúng theo cách kết hợp. Giao tế với đồng nghiệp nơi công sở, tìm người có cùng sở thích ngay tại công ty, phát triển nghề nghiệp thông qua bạn bè và các hoạt động mà bạn yêu thích.

4. Chủ động và sáng suốt khi quản lý thời gian

Mạng xã hội, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp… và nhiều điều khác có thể làm mất thời gian quý báu của bạn. Hãy lên kế hoạch cho các hoạt động bạn cảm thấy cần thiết và kiên quyết hạn chế các tương tác không hữu ích, không đem lại năng lượng cho bạn. Ví dụ, mạng xã hội có thể dễ dàng trở thành một “lỗ đen vũ trụ” cho thời gian và năng suất làm việc của bạn. Hãy sử dụng mạng xã hội một cách hiệu quả và biến nó thành công cụ hỗ trợ cho các mục tiêu của bạn.

5. Hãy chủ động học hỏi

Bạn thường nghĩ rằng việc học hỏi tiêu tốn nhiều thời gian của bạn, tuy nhiên luôn có những cách làm mới, những công cụ mới cho phép bạn thực hiện những việc lặt vặt với ít thời gian hơn và cho bạn nhiều tự do để làm các công việc quan trọng. Hãy luôn tìm tòi những cách làm tiết kiệm thời gian. Nếu cảm thấy một việc gì đó kéo dài lê thê, hãy thử một cách làm mới và cố gắng làm nó thật nhanh.

6. Quẳng quánh lo đi và vui sống

Bạn không cần phải dằn vặt mình nếu không thể hoàn tất hết mọi điều mong muốn. Điều đó vẫn thường xuyên xảy ra. Sẽ không phải là tận thế nếu bạn còn vài điều chưa thể thực hiện. Hãy ăn mừng những điều bạn đã làm được và trau dồi các kỹ năng để trở nên hiệu quả trong công việc. Lập danh sách các công việc ưu tiên, hoan hỉ gạch ngang chúng khi đã hoàn tất. Mỗi công việc hoàn thành là một chiến thắng nhỏ đóng góp vào thành công lớn của bạn.