Hoàn thành công việc cả ngày chỉ trong vài tiếng với định luật Parkinson

Thời đi học, bạn có cả kỳ để làm bài tập nhưng bạn chỉ bắt đầu làm nó trong 3 ngày cuối cùng (thậm chí là 1) và hoàn thành chúng vào 5 giờ sáng của ngày đến hạn. Bạn có cả tuần để hoàn thành bản đề xuất nhưng đến tận 4h30 chiều thứ Sáu bạn mới bắt tay vào làm. Bạn có cả năm để chuẩn bị cho đám cưới nhưng tận đến 4 tuần cuối mới bắt đầu ăn kiêng khẩn cấp để có một thân hình chuẩn.

Đến khi làm việc cũng vậy. Công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ đến khi cách deadline một ngày bạn mới vắt chân lên cổ.

Nếu bạn từng gặp phải tình huống trên, chắc hẳn bạn biết tôi đang nói về điều gì. Nhiều tháng trời bạn chẳng muốn giơ chân, động tay làm việc gì, rồi đột nhiên vào tuần cuối trước kỳ hạn, bạn biến thành một cái máy hoạt động hết công suất.

Định luật Parkinson là gì?

Cyril Parkinson, nhà sử học người Anh quan sát thấy xu hướng này khi làm việc với các đơn vị hành chính ở Anh. Ông nhận thấy rằng khi bộ máy quan liêu mở rộng, họ càng hoạt động không hiệu quả. Sau đó, ông đã áp dụng quan sát này với một loạt các trường hợp khác và nhận ra rằng khi kích thước của một cái gì đó tăng lên thì hiệu quả của nó giảm xuống.

Ông thấy rằng ngay cả một loạt những công việc đơn giản cũng tự tăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian quy định cho nó. Nếu thời gian dành cho một công việc ngắn hơn thì công việc đó cũng đơn giản và dễ giải quyết hơn.

Quan niệm này đi cùng với niềm tin rằng bạn cần làm việc chăm chỉ chứ không phải hiệu quả. Tâm lý này được phản ánh trong thực tế là các nhà quản lý thường khen thưởng cho những nhân viên làm việc nhiều giờ thay vì số giờ thực sự làm việc hay kết quả đạt được.

Thật không may là rất ít người nói với bạn hãy làm việc ít đi. Trong thực tế bạn có thể áp dụng những hạn chế của định luật Parkinson để làm việc hiệu quả hơn:

5 chiến lược để bạn lấy lại quyền làm chủ thời gian của mình

1. Ấn định một khoảng thời gian giới hạn để hoàn thành các công việc

Danh sách “to do list” chỉ cho bạn biết bạn cần làm gì mà không nói cho bạn khi nào cần bắt đầu và phải hoàn thành trong bao lâu. Giải pháp cho vấn đề này là hãy đặt ra cho mỗi công việc của bạn một deadline và một khoảng thời gian giới hạn.

Đa số chúng ta thường hay trì hoãn những công việc tự mình đặt ra thay vì các công việc do sếp giao. Vì khi sếp đã giao việc, bạn hoặc là hoàn thành công việc đúng hạn, hoặc là phải chuẩn bị đi tìm việc mới.

Trong khi đó, với các việc bạn tự đặt ra cho mình, bạn biết rõ rằng nếu bạn không làm thì bạn cũng chẳng phải gánh hậu quả gì. Trong trường hợp này, bạn nên nhờ một người bạn đưa ra phần thưởng hoặc hình phạt để buộc bạn phải có trách nhiệm với những công việc ấy.

2. Theo dõi thời gian của bạn

Vật dụng theo dõi thời gian sẽ giúp bạn xác định được mỗi hành động, mỗi việc làm chiếm bao nhiêu thời gian của bạn. Chúng cho bạn cái nhìn chính xác về cách bạn sử dụng thời gian cũng như lượng thời gian mà bạn đã tiêu tốn vào việc sao lãng.

Bằng cách này, bạn có thể ước đoán chuẩn xác hơn về lượng thời gian dành cho một công việc nhất định. Thậm chí, bạn còn có thể thách thức chính mình bằng việc hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian bạn đã tiêu tốn cho việc đó vào hôm trước.

3. Lên lịch hoàn thành các công việc trong những khoảng thời gian 30 phút

Mọi người thường lên lịch công việc hàng ngày của họ theo giờ như 9 giờ làm việc này, 10 giờ làm việc kia. Thế nhưng, có nhiều công việc mà bạn có thể dễ dàng làm xong chỉ trong khoảng 15 – 30 phút.

Vì thế, thay vì cho mỗi công việc 1 tiếng để hoàn thành, bạn hãy thử làm chúng trong vòng 30 phút. Và hãy sử dụng những gì bạn nắm được qua việc theo dõi thời gian để quyết định thời lượng cho một công việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc như đang chạy nước rút và hoàn toàn tập trung vào một công việc trong vòng 25 phút, sau đó dành 5 phút để thư giãn.

4. Chia nhỏ những công việc hoặc dự án phức tạp

Một số dự án quá phức tạp và rắc rối tới mức bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, và thường khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Nhưng sự thực là những dự án như vậy chỉ là một nhóm gồm nhiều công việc nhỏ hơn mà thôi.

Bằng cách chia dự án đó thành các việc nhỏ đơn lẻ, bạn có thể đặt thời gian hoàn thành cho từng việc. Từ đó, bạn xác định được khoảng thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án.

Ví dụ, khi bạn muốn bắt đầu viết blog, các việc nhỏ bạn cần làm là thiết lập trang web chủ, thiết kế blog và viết 10 bài đăng. Khi biết rõ bạn cần làm làm những việc gì và sẽ tốn bao nhiêu thời gian cho mỗi việc, bạn chắc chắn có thể tạo ra một tiến độ công việc tương đối chính xác.

5. Đặt thời gian dừng làm việc mỗi ngày

Mỗi người chắc chắn đều có nhiều việc phải làm, và điều đó khiến chúng ta phải làm việc thêm ở ngoài văn phòng và cả ở nhà. Chúng ta đã để cho công việc mở rộng và chiếm hết toàn bộ thời gian thừa dư ra.

Nhưng từ bây giờ, hãy ngay lập tức đặt ra một mốc thời gian để kết thúc công việc ở công ty. Ví dụ, toàn bộ danh sách “to do list” của bạn phải hoàn thành trước 5 giờ chiều, và bạn không được phép thương lượng hay trì hoãn.

Đừng ở lại công sở để hoàn thành nốt công việc, hãy đặt giới hạn khắt khe cho bản thân và hoàn thành mọi nhiệm vụ của bạn trước khi hết giờ làm. Bạn sẽ tự điều chỉnh phương pháp làm việc để hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian mà bạn đã ấn định cho nó.

Chỉ cần làm được như vậy, chắc chắn bạn sẽ phải bất ngờ về tốc độ xử lý công việc nhanh gọn của mình. Và khi không còn phải đau đầu với cả núi công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn để thư giãn, tận hưởng và làm bất cứ điều gì bạn thích.

Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó (Work expands so as to fill the time available for its completion).”

Nếu công việc lấp đầy thời gian được ấn định cho nó, hãy dành ít thời gian hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn.